Ondile verheldert

Wat is gegevensverwerking?

Gegevensverwerking is het al dan niet automatisch verrichten van handelingen voor het verwerken van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, gebruiken, bekendmaken, aanpassen, wijzigen, corrigeren, ophalen, samenvoegen, blokkeren, wissen, overbrengen, vernietigen, vastleggen, ordenen, opslaan, verspreiden, of op andere wijze beschikbaar maken, raadplegen en gebruiken van persoonsgegevens.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die op u betrekking hebben en waarmee we u kunnen identificeren, zoals uw:

• Naam;
• Telefoonnummer;
• E-mailadres;
• Adres;
• Bankrekeningnummer;
• Alle andere gegevens die u verstrekt of zou kunnen verstrekken en die op u betrekking hebben.

Verderop in dit document staan alle persoonsgegevens vermeld die Ondile verwerkt.

Wanneer en hoe komt Ondile aan persoonsgegevens?

Ondile kan op verschillende manieren aan persoonsgegevens komen. Bijvoorbeeld:

• We verkrijgen persoonsgegevens van u wanneer u contact met ons opneemt voor informatie, producten of diensten;
• U kunt ons ook toestemming geven uw bezoeken aan onze website op uw persoon af te stemmen. Nadat u ons enkele persoonsgegevens verstrekt, kunnen we uw bezoeken aan onze website effectiever maken. Wanneer we deze informatie combineren met de niet-persoonlijke informatie die we uit zogenaamde 'cookies' kunnen halen, kunnen we zien dat u onze website eerder heeft bezocht;
• We verkrijgen mogelijk uw persoonsgegevens voortvloeiend uit onze contacten met onze klanten, leveranciers en andere zakelijke contacten.

Verwerken persoonsgegevens door Ondile

Verwerking van uw persoonsgegevens (geen gevoelige informatie) kan in de volgende gevallen voorkomen:

• In antwoord op uw vragen en verzoeken;
• Bij het aangaan van een contract of contractbesprekingen met u of over u;
• Bij het aanleggen van bestanden, met inbegrip van een bestand van uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor het inrichten van een elektronische leeromgeving;
• Om contact met u op te kunnen nemen om u te informeren over zaken waarvoor u wellicht belangstelling heeft, zoals informatie over onze producten en diensten van ons of anderen;
• Om uw persoonlijke identificatiegegevens te verwijderen (uw naam, e-mailadres enzovoorts) zodat de informatie anoniem wordt. In dit geval staat u niet langer bij ons geregistreerd als een individu. Zodra we gegevens van persoonlijke kenmerken hebben ontdaan, zijn die gegevens niet langer persoonlijk en is deze privacyverklaring niet langer van toepassing op de betreffende gegevens;
• Om uw toegang tot onze website te personaliseren, bijvoorbeeld door u attent te maken op nieuwe ontwikkelingen;
• Om op de naleving van deze privacyverklaring toe te zien en anderszins onze rechten en eigendommen te beschermen;
• Om te voldoen aan wetten, voorschriften, gerechtelijke uitspraken of andere wettelijke verplichtingen;
• Vanwege andere legitieme belangen, tenzij de gegevensverwerking uw rechten of vrijheden schaadt;
• Om een andere reden, met uw instemming.

Persoonsgegevens bij gebruik digitaal lesmateriaal

Ondile levert niet alleen producten die zijn gedrukt op papier, maar ook digitale producten en diensten (hierna: digitale producten). Deze digitale producten kunnen leerstof en toetsen zijn. Om gebruik te maken van de meeste van deze producten, moet u zich registreren op een digitaal leerplatform ofwel Learning Management System (hierna: LMS). Indien u gebruikmaakt van het LMS, verwerken wij aanvullende persoonsgegevens. Die aanvullende persoonsgegevens staan in het verderop te vinden ‘Overzicht persoonsgegevens’ aangeduid als ‘LMS’.

De volgende doelstellingen van gegevensverwerking in het kader van digitale producten kunnen van toepassing zijn:

• Het verkrijgen van toegang tot de aangeboden digitale producten en externe informatiesystemen, waaronder de identificatie, authenticatie en autorisatie;
• De opslag van leer- en toetsresultaten;
• De beveiliging tegen, controle op en preventie van misbruik en oneigenlijk gebruik en het voorkomen van inconsistentie en onbetrouwbaarheid in de met behulp van het digitale product verwerkte persoonsgegevens;
• Het beschikbaar stellen van persoonsgegevens voor zover noodzakelijk om te kunnen voldoen aan de wettelijke eisen die worden gesteld aan digitale onderwijsmiddelen;
• De uitvoering of toepassing van een andere wet.

Indien u op het LMS gebruikmaakt van een digitaal product in het kader van het volgen of geven van onderwijs aan een onderwijsinstelling, krijgt die onderwijsinstelling toegang tot uw persoonsgegevens. De volgende doelstellingen van gegevensverwerking kunnen hierbij van toepassing zijn:

• Het verschaffen van leer- en toetsresultaten aan de onderwijsinstelling;
• Analyse, interpretatie en beoordeling van leer- en toetsresultaten;
• Het kunnen uitwisselen van leer- en toetsresultaten tussen digitale onderwijsmiddelen;
• De continuïteit en goede werking van het digitale product conform de afspraken die zijn gemaakt tussen de onderwijsinstelling en Ondile, waaronder het laten uitvoeren van onderhoud, het maken van een back-up, het aanbrengen van verbeteringen na geconstateerde fouten of onjuistheden en het krijgen van ondersteuning.

Overzicht persoonsgegevens

Persoonsgegevens die Ondile mogelijk verwerkt bij de aanschaf van een product gedrukt op papier (algemeen) en persoonsgegevens die mogelijk worden verwerkt bij de inschrijving op het LMS met als doel het verkrijgen van toegang tot de aangeboden digitale producten en externe informatiesystemen.

Gebruikt Ondile persoonsgegevens voor marketingberichten?

Als u geen marketingberichten of correspondentie over marktonderzoek van ons wil ontvangen, kunt u dat te allen tijde aangeven. Anders kunnen wij op bepaalde tijdstippen persoonlijk contact met u opnemen (via e-mail, post of telefonisch) om u informatie te verstrekken over producten en diensten of informatie die voor u interessant kan zijn. Aangezien de geldende wetgeving vereist dat u ons de uitdrukkelijke toestemming geeft voor wij u bepaalde soorten marketinginformatie kunnen sturen, zullen wij u deze berichten pas sturen nadat wij uw uitdrukkelijke toestemming hebben gekregen.

Deelt Ondile persoonsgegevens met derden?

Ondile deelt uw persoonsgegevens niet met niet-verwante derden zonder uw toestemming, behalve wanneer dit anders vermeld staat in deze privacyverklaring.

In het normale zakenverkeer delen we bepaalde persoonsgegevens met bedrijven die we inhuren om diensten te verstrekken of taken uit te voeren namens ons bedrijf. Zo kunnen wij bijvoorbeeld diverse verkopers of leveranciers inschakelen voor de verzending van onze producten. In deze gevallen verstrekken wij de verkoper of leverancier gegevens om uw order te verwerken, bijvoorbeeld uw naam, e-mailadres en postadres.

Wanneer wij uw persoonsgegevens bekendmaken aan derden, geven wij hen nooit de toestemming om uw gegevens te bewaren, bekend te maken of te gebruiken met anderen, behalve in het kader van de uitoefening van de diensten die wij hen vroegen uit te voeren.

Als wij externe dienstverleners of andere derden inschakelen die toegang hebben tot persoonsgegevens van onze klanten, dan sluiten we met die partij een (sub-)ver-werkersovereenkomst.

We zullen uw persoonsgegevens niet verkopen, uitwisselen of publiceren, behalve in het kader van een verkoop, fusie, ontbinding of overname van ons bedrijf.

Wij kunnen wettelijk verplicht worden om uw persoonsgegevens vrij te geven in het kader van gerechtelijke uitspraken, dagvaardingen, bevelschriften tot huiszoeking, wetten of voorschriften. We kunnen samenwerken met ordehandhavingsdiensten bij het onderzoek naar en de vervolging van bezoekers van websites die onze regels overtreden of zich schuldig maken aan gedrag dat schadelijk is voor andere gebruikers of illegaal is.

We kunnen uw persoonsgegevens ook bekendmaken aan derden wanneer wij van mening zijn dat deze bekendmaking noodzakelijk is om:

• Toe te zien op de naleving van deze privacyverklaring;
• Onze eigendomsrechten te beschermen;
• Wetten, voorschriften, gerechtelijke uitspraken of andere juridische procedures na te leven.

Beveiliging van uw persoonsgegevens

We gebruiken redelijke materiële, administratieve en technische beveiligingsmechanismen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, bekendmaking, aanpassing of vernietiging. We beperken de toegang tot uw persoonsgegevens tot de werknemers en contractanten die op de hoogte moeten zijn van deze gegevens om hun werk uit te kunnen voeren. U mag overigens niet vergeten dat geen enkele verzending via het internet voor 100% veilig of foutloos is. Zo zijn vooral e-mailberichten die naar ons of door ons worden verstuurd, niet altijd veilig en daarom moet u goed nadenken over welke informatie u ons via e-mail stuurt.

Hoe lang bewaart Ondile mijn persoonsgegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. De bewaarperiode zal afhangen van het doel waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld. In veel gevallen moeten persoonsgegevens gedurende een aanzienlijke periode worden bewaard om ervoor te zorgen dat ze beschikbaar zijn wanneer er vragen of geschillen optreden.

De bewaartermijn wordt bepaald voor alle persoonsgegevens die worden verzameld, rekening houdend met de vereisten voor de specifieke situatie en met de behoefte om verouderde, ongebruikte gegevens te vernietigen bij de eerste redelijke gelegenheid.

We behandelen uw persoonsgegevens conform deze privacyverklaring zolang wij uw gegevens bewaren.

Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?

U heeft onder meer het recht om de gegevens die we van u opslaan in te zien en te laten verwijderen. Hieronder vindt u een overzicht van al uw privacyrechten:

• Het recht op dataportabiliteit (Het recht om persoonsgegevens over te dragen);
• Het recht op vergetelheid (Het recht om ‘vergeten’ te worden);
• Recht op inzage (Het recht om de persoonsgegevens die van u bewaard worden in te zien);
• Recht op rectificatie en aanvulling (Het recht om uw persoonsgegevens te (laten) wijzigen);
• Het recht op beperking van de verwerking (Het recht om minder gegevens te laten verwerken);
• Het recht met betrekking tot geautomatiseerde besluitvorming en profilering (Het recht op een ‘menselijke blik’ bij besluiten);
• Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking;
• Wilt u een of meer van uw rechten uitoefenen? Neem contact met ons op via de contactgegevens onderaan dit document.

Bijkomende privacyprincipes met betrekking tot de websites van Ondile

Links
Onze websites kunnen links bevatten naar websites die worden beheerd door derden. We stellen de links ter beschikking als extra service, maar we voeren geen inspecties of controles uit op de privacypraktijken van websites beheerd door derden; deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites beheerd door derden. We zijn niet verantwoordelijk voor de prestaties van websites beheerd door derden of voor uw handelstransacties met hen.

Onze websites kunnen ook links bevatten naar andere websites die worden beheerd door Ondile. Wanneer u een link gebruikt van deze website naar een andere Ondile-website, zelfs naar een andere site die wordt beheerd door Ondile, is ook deze privacyverklaring van toepassing.

Onze websites en domein:

Klachten

Indien u van mening bent dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd, kunt u zich schriftelijk wenden tot de klachtenfunctionaris van Ondile.

Aanpassing van de privacyverklaring

Wanneer wij besluiten om belangrijke wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring, zullen wij alle belangrijke wijzigingen beschrijven in dit gedeelte van de verklaring. U kunt de meest recente versie van deze verklaring steeds terugvinden op onze website (met vermelding van versienummer en publicatiedatum) of u kunt contact met ons opnemen via het adres onderaan deze privacyverklaring.